选择会议场所的基本步骤

时间:2011-04-09 05:16:43
染雾
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选择会议场所的基本步骤

会议的成败,场地的选择相当重要,应如何选择适当的会议场地,以下6个基本步骤都需考虑进去:

1.确定会议目的。

2.确定会议形态。

3.决定实质上的需求。

4.考虑与会者的期望。

5.选择何种会议地点与设备。

6.评估选择的正确性。

针对这6个步骤,兹将有关内容说明如下。

确定会议目的

大部分会议的目的是教育、学术交流、商业讨论、专业提高或社交联谊等多重目的';少数活动是单一目的。例如一般社团年会多半集合教育、学术交流、商业及休闲活动。而一般企业界会议的特色是激励性的研讨会结合休闲活动,如高尔夫球赛等。每一种会议有其特定理由、目的与期望,因此在考虑场地前要先了解清楚。

选择会议场地的工作清单(checklist)

先列好工作清单,知道你在选择场地时需要注意哪些事项,如此更能帮助你正确选择适当的开会场地。

地区

1.费用(成本)与便利性。

2.是否邻近机场。

3.轿车或出租车是否足够。

4.充足的停车空间。

5.如果需要,接送交通工具是否充足,费用情况。

环境

1.当地有何观光点。

2.购物。

3.休闲活动。

4.天候状况。

5.环境是否良好。

6.餐厅。

7.当地治安是否良好。

8.社区经济状况。

9.当地给予外界的评价、过去会议举行情况。

10.当地会议局或观光旅游局支持与服务情况。

11.会议周边供应厂商的经验、设备是否足够,如视听器材公司、展览公司、事务机器公司与安全方面。

设备

1.警卫人员与服务人员是否友好、做事效率如何。

2.大厅(lobby)是否整洁,吸引人。

3.报到处是否容易找到:

(1)是否有足够房间供工作人员使用。

(2)是否足以处理check-in/check-out的高峰时段。

(3)接待处的人力是否足够。

4.当人数众多时是否有足够的电梯设备。

5.询问处是否全天候有人值班。

6.立即回复有关电话询问,尽速转送留言。

7.对客人的服务:

(1)药局。

(2)礼品店。

(3)柜台服务。

(4)保险箱。

8.舒适、整洁的饭店住房:

(1)家具是否完好。

(2)现代化冲浴设备。

(3)充足光线。

(4)足够的衣橱空间与衣架。

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